A saúde financeira da sua empresa é um dos pilares para o sucesso do negócio. Por isso, é importante ter um bom controle de gastos e manter as finanças em dia para evitar complicações. É a partir dela que é possível prever despesas e organizar melhor o orçamento.
Contudo, na hora de colocar essa estratégia em prática, muitos negócios enfrentam dificuldades por não entender quais pontos devem ser considerados e quais medidas adotar. Você também tem essas dúvidas?
Neste conteúdo, você aprenderá como aplicar o controle de gastos com dicas práticas sobre o assunto. Continue lendo e saiba mais!
Entenda o conceito de custo-benefício
Ao tratar sobre o controle de gastos, existe uma dica básica que deve ser utilizada: aprender o conceito de custo-benefício para tomar as decisões que afetam as finanças empresariais. Basicamente, significa encontrar o melhor valor para produtos, serviços ou investimentos, considerando o retorno que ele trará.
Ou seja, as escolhas não devem se basear em uma análise isolada sobre os preços, já que isso pode levar a escolhas equivocadas. Acreditar que apenas os custos mais altos trazem itens de qualidade, sem avaliar os benefícios ofertados, pode aumentar as despesas de maneira desnecessária.
Por outro lado, buscar apenas o preço mais baixo pode fazer com que as expectativas não sejam atendidas ou que novos custos relacionados ao que foi investido sejam frequentes. Um produto de baixa qualidade que sofra falhas constantes e exija reparos ou a troca, no fim pode resultar em despesas mais elevadas.
Desse modo, as decisões sobre os gastos devem considerar a relação entre o preço pago e os benefícios ofertados. Avaliando assim, os dois fatores em conjunto para fazer as escolhas mais adequadas ao orçamento empresarial.
Faça um planejamento financeiro
O planejamento financeiro consiste em entender quais são as despesas necessárias para o negócio, as previsões de entrada e os objetivos que a empresa deseja conquistar.
Por exemplo, como adquirir novos maquinários, abrir uma filial, contratar mais empregados, entre outros. A partir dessas informações é possível criar planos de ação, delineando as estratégias que serão aplicadas.
Mas qual é a relação do planejamento financeiro com o controle de gastos? Primeiramente, ele é necessário para que o gestor tenha uma visão completa sobre as finanças empresariais. O que esclarecerá se elas permitem a realização de planos e quais medidas devem ser adotadas para viabilizar isso.
Depois, ele trará uma base para que seja possível avaliar a situação sobre os gastos empresariais. No decorrer do ano, você pode comparar os resultados com as previsões. Isso permitirá identificar a situação real da empresa e antecipar eventuais problemas, como a falta de capital para arcar com determinados custos.
Mantenha uma planilha de gastos
A planilha de gastos é um documento que reúne todas as despesas fixas e variáveis de uma empresa, além dos débitos pendentes, se for o caso. Ela faz parte do planejamento financeiro, mas merece atenção especial devido aos impactos que ela pode trazer para as decisões do negócio.
Para isso, ela deve ser completa, contendo todas as despesas, datas de vencimento e valores. Ainda, vale inserir campos adicionais para incluir juros, multas e outros custos que podem surgir relacionados a cada gasto. Com ela pronta, faça atualizações constantes para garantir que todas as informações serão inseridas.
A manutenção da planilha pode ser feita utilizando programas específicos, como Excel ou Google Sheets. Porém, a empresa também pode contar com um software de gestão financeira para facilitar a tarefa. Nesse caso, você cadastra todas as informações no sistema, que elaborará relatórios completos para análise.
Avalie e categorize as despesas do dia a dia
Essa dica complementa a anterior. Sempre tenha todos os detalhes sobre cada despesa do dia a dia. Assim, crie categorias que permitam entender o setor da empresa em que ele se originou, o motivo do gasto e outros dados que permitam o melhor diagnóstico financeiro.
Despesas com folhas de pagamento, manutenção do espaço, compra de matéria-prima, pagamento de fornecedores e outros custos devem ser separados, detalhando categorias e subcategorias. O objetivo é permitir uma análise aprofundada sobre a necessidade de cada despesa e a possibilidade de reduzi-las.
Afinal, um bom controle de gastos também exige que a empresa saiba otimizar custos, diminuindo os gastos que não são essenciais, sempre que necessário para o melhor desenvolvimento do negócio.
A prática ajudará na avaliação de métricas e indicadores do negócio. Muitas avaliações de desempenho consideram os custos em comparação com o retorno obtido, para determinar se os resultados correspondem às expectativas. Logo, essa é uma ferramenta de suporte à tomada de decisão.
Controle as entradas e saídas financeiras
O controle de gastos precisa contar com o acompanhamento de todas as entradas financeiras, afinal, é com elas que a empresa arcará com as obrigações. Nesse caso, o objetivo é identificar se os valores recebidos são suficientes para quitar todas as despesas e, ainda, se não existem pagamentos pendentes.
A inadimplência de clientes é um problema comum, mas quando as taxas ficam muito elevadas o negócio pode ter dificuldades para se manter no mercado. Assim, conseguir identificar os atrasos assim que acontecerem é uma medida importante para aplicar as práticas de cobrança e recuperar o crédito.
O acompanhamento das entradas se torna essencial para isso, além de permitir que a empresa faça projeções sobre os ganhos e antecipe problemas financeiros que podem surgir.
Em complemento, mantenha o controle de gastos detalhado sobre as saídas financeiras para atualizar o saldo da empresa e garantir que todos os pagamentos foram realizados no prazo. É fundamental observar os vencimentos para evitar o pagamento de multas e juros, que acumulados podem significar grandes prejuízos ao negócio.
Negocie os valores e as formas de pagamento
Por fim, sempre que fizer contratações e assumir responsabilidades financeiras, negocie os valores e as formas de pagamento para que elas se encaixem da melhor forma nas rotinas da empresa. Uma dica importante para isso é conciliar os prazos de pagamentos com os de recebimentos.
A ideia consiste em escolher datas de vencimento que sejam posteriores às principais datas de entradas da empresa, para trazer mais tranquilidade financeira. Isso reduz os riscos de não ter disponibilidade de valores.
Ainda, considere negociar as formas de pagamento para conseguir condições mais atrativas. Descontos à vista, por exemplo, conseguem trazer um retorno superior a outras opções de investimento.
Já os parcelamentos podem aliviar os impactos de investimentos mais altos que sejam necessários para a continuidade do negócio. Diante de endividamentos, a negociação também é uma ferramenta importante.
Nesse caso, o objetivo é reduzir os impactos que o atraso nos pagamentos trouxe para o negócio. Tentando reduzir os juros e a multa, ou renegociando prazos para permitir o pagamento, sem inviabilizar o cumprimento de outras obrigações do negócio.
Como você viu, fazer um bom controle de gastos envolve o acompanhamento de todo o orçamento empresarial. Por isso, é fundamental ter um bom planejamento e adotar ferramentas adequadas para facilitar o registro e avaliação dos dados financeiros.
Gostou desse conteúdo? Quer outras dicas para melhorar o controle financeiro? Então descubra quais são os itens que não podem faltar na sua planilha de gastos!
