Para assegurar o sucesso de uma empresa, é necessário realizar uma gestão financeira eficiente. No entanto, pequenos empresários têm dificuldades para conduzir essa atividade sem contar com uma ferramenta adequada, como um sistema de gestão financeira.
Ele reúne todas as informações relacionadas ao âmbito financeiro do negócio, incluindo receitas, despesas e custos. Dessa forma, permite ao gestor ter uma visão geral da situação da empresa e tomar decisões mais assertivas.
Em outras palavras, é um software que centraliza e organiza todas as informações financeiras da empresa. Assim, gera relatórios e gráficos, integra informações com outras ferramentas e automatiza algumas tarefas, colaborando para a produtividade da equipe do financeiro.
Neste artigo, você vai entender melhor a importância de um sistema de gestão financeira para pequenas empresas e descobrir o que deve ser considerado na hora de decidir a ferramenta. Continue a leitura!
Importância de um sistema de gestão financeira
Em qualquer empresa, independentemente de seu porte ou área de atuação, a gestão financeira é uma atividade essencial para a saúde do negócio.
Assim, se ela não for eficiente, a empresa pode enfrentar problemas graves. A exemplo disso, o uso inadequado de recursos, falta de controle sobre as contas a pagar e a receber, ou a inviabilidade da precificação dos produtos.
Além disso, sem ela é muito mais difícil identificar esses problemas e tomar ações para resolvê-los. Dessa forma, quando o gestor reconhece que algo está errado, pode ser muito tarde para reverter a situação sem sofrer danos.
Para isso, acima de tudo está manter uma gestão financeira eficiente, contando com o acesso às informações. Quanto mais prático, melhor.
Por isso o sistema de gestão financeira é uma ferramenta importante. Ele reúne todas as informações em um único lugar, para que elas possam ser facilmente localizadas e visualizadas. Além disso, um bom sistema de gestão inclui outras funcionalidades importantes para um bom planejamento.
Desse modo, ele gera relatórios e gráficos, que facilitam a interpretação das informações para os gestores. Também oferece integração com outras ferramentas, permitindo que as informações do financeiro conversem com outros setores da empresa.
Assim, ele automatiza algumas tarefas como lançamentos de notas fiscais, em vez de exigir lançamentos manuais. Por isso, a implementação de um sistema dedicado é fundamental para a eficiência financeira nas pequenas empresas.
Como decidir se o sistema de gestão financeira vale a pena
Você já entendeu a importância de um sistema de administração financeira para pequenas empresas em geral. Agora, é o momento de refletir sobre a sua empresa, em particular.
Para tomar a decisão de utilizar uma ferramenta para o seu financeiro, existem algumas características que você deve observar:
Em primeiro lugar, observe se existe dificuldade para organizar as finanças da empresa. Se as informações estão espalhadas em diversos registros e controles diferentes? Se quando você precisa encontrar uma informação específica, a busca toma muito tempo?
Nesse caso, o sistema de gestão financeira é a solução ideal. Afinal, ele atua justamente como uma ferramenta para a centralização das informações financeiras.
Dessa forma, ele promove a organização das finanças e permite que você visualize com facilidade a situação geral e os aspectos específicos do negócio. É muito provável que você consiga identificar problemas e oportunidades que antes, não eram perceptíveis.
Em segundo lugar, observe se a sua equipe está sofrendo com falta de tempo. Essa sobrecarga de trabalho pode estar associada com a tentativa de controlar o financeiro, que é uma atividade complexa e dificultosa sem as ferramentas certas.
Além disso, quando falta tempo, o risco de cometer erros nos processos de gestão financeira é maior. Como resultado, você pode tomar as decisões erradas para o seu negócio.
Por isso, se existe falta de tempo, o sistema de gestão financeira é uma boa solução. Já que com ele, a sua empresa ganha em produtividade e sua equipe fará mais em menos tempo, com qualidade.
Em terceiro lugar, observe se há acúmulo de funções dentro da sua empresa. Pequenas empresas têm equipes enxutas e, por isso, um mesmo funcionário pode acabar sendo responsável por atender os clientes e fazer os registros financeiros, por exemplo.
Infelizmente, esse tipo de arranjo pode prejudicar a qualidade da execução dos processos financeiros. Por isso, a possibilidade de automatizar algumas tarefas do financeiro ajuda a evitar essa situação.
Valor de um sistema de gestão financeira
Um dos fatores que podem fazer os empreendedores optarem por adiar a implementação do sistema de gestão financeira é o custo associado a essa ferramenta.
Dessa forma, além do preço você deve considerar os benefícios que o sistema pode trazer para a empresa e o impacto financeiro positivo que ele pode proporcionar.
Por exemplo, a otimização da gestão financeira pode abrir portas para identificar situações em que os recursos estão sendo utilizados de forma errada. Corrigindo esse problema, o desempenho do negócio apresenta melhora e a lucratividade aumenta.
Isso é possível graças ao acesso à informação que o sistema proporciona. Por isso, existem várias opções de sistemas de gestão financeira disponíveis no mercado. Portanto, você deve avaliar o que cada um oferece e investir naquele que apresenta melhor custo-benefício.
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Nesse artigo, você aprendeu a importância do sistema de gestão financeira para pequenas empresas e descobriu quais características sinalizam que sua empresa precisa dessa ferramenta.
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